Kokemuksia pk-yritysten taloushallinto- ja  toiminnanohjausjärjestelmä -projekteista

Kokemukseni ovat pk-yritysten piiristä. Nämä yritykset ovat kaikki pieniä EU komission määritelmän mukaan (pienen yrityksen palveluksessa on vähemmän kuin 50 työntekijää ja yrityksen vuosiliikevaihto tai taseen loppusumma on enintään 10 miljoonaa euroa).

Kokemuspiirissäni olevat ovat yrityksiä, jotka syystä tai toisesta ovat vaihtamassa tai harkitsemassa vaihtaa vanha taloushallinnto-ohjelmaansa uuteen järjestelmään. Joukossa on yrityksiä, joilla on joku Excel-pohjainen ratkaisu tai sitten vanha DOS-pohjainen taloushallinto-ohjelma, jonka ylläpito on lopetettu. Kolmantena ryhmänä ovat yritykset, jotka jostain syystä ovat ”hermostuneet” nykyiseen ohjelmistotoimittajaansa.

Vanhat DOS-pohjaiset, joiden ylläpito on loppumassa / loppunut

Yleinen havainto on, että ani harva on miettinyt mitä uudelta järjestelmältä pitäisi vaatia. Muutamien yritysten kohdalla päällimmäisenä asiana on jäänyt mieleen vaatimus muutamista pikanäppäintoiminnoista ”jotta voidaan katsoa nopeasti millä hinnalla asiakas on viimeksi ostanut”. Asiakas soittaa tilauksensa, mutta ei muista hintaa ja myyjän pitää se tarkistaa. Eli toisin sanoen uuden järjestelmän pitää pelittää kuten vanhakin.

Joidenkin kohdalla uuden järjestelmän valintaan vaikuttaa se, että uusi järjestelmä on tunnettu, jotta ”ei osteta sikaa säkissä”. Eräässä tuntemassani tapauksessa uuden järjestelmän valinta tehtiin sillä perusteella, että se oli riittävän kallis. Olkoon auto mikä tahansa kunhan se on Mercedes-Benz.

Näillä imagotekijöillä on toki merkitystä. On tapauksia, että en ole päässyt edes neuvotteluun, koska tarjoamani ratkaisu ei ole ollut yleisesti tunnettu.

Avoin vs. Suljettu

Pienten yritysten kohdalla tärkein argumentti ei ole avoin lähdekoodi. Myös sillä, onko lisenssimaksuja vai ei, ei ole sanottavaa merkitystä. Asia mitataan rahassa eli mitä maksaa, kun uusi järjestelmä on käytössä.

Avoimesta lähdekoodista ovat kiinnostuneet yritykset, joilla on tietoa ja osaamista, jotka ovat aktiivisia ja jotka ymmärtävät, että maailma muuttuu ja kehittyy: on useita yrityksiä, jotka ovat asentaneet Pupen omalle serverilleen ja ottaneet ainakin joitakin moduuleita käyttöön. Maallikoilta tämä ei kuitenkaan onnistu.

Muutama vuosi siten oli tapaus, jossa nuorehko kaveri oli perustamassa verkkokauppaa ja halusi ratkaisua, missä Pupe ja verkkokauppa olisi integroitu. Tarjosimme tähän ratkaisua, jonka yrittäjä olisi saanut edullisesti, mutta kauppoja ei vain tullut. Joissakin tapauksissa avoin lähdekoodi tekee sokeaksi eli kaikki pitäisi saada ilmaiseksi. Pitää muistaa, että avoin lähdekoodi ei tarkoita ilmaista! Avoin lähdekoodi vaatii omaa panosta / osaamista ja jos tätä ei ole, niin sitten pitää maksaa jollekin palveluntarjoajalle. Maksetaan tehdystä työstä. Talkootyötä tekevät ovat eri juttu, sillä he saavat elantonsa jostain muusta.

Yritykset, jotka etsivät selainpohjaista ratkaisua

Tyypillisesti nämä yritykset ottavat itse yhteyttä ja heillä on jo käsitys siitä, mikä Pupesoft on. Mielenkiintoinen havainto on, että vain harva etsii ”erppiä” vaan tyypillisen pienen yrityksen ongelmat liikkuvat taloushallinnon ympärillä kuten laskutus, varastosaldojen seuranta, myyntitilausten keräys viivakoodinlukijalla yms. Jokainen puhuu raporteista, mutta käytännön elämässä näista taas harva on opetellut lukemaan raportteja kunnolla.

Yhteenveto

Kun puhutaan modernista toiminnanohjausjärjestelmästä ja sähköisestä taloushallinnosta, niin sen pitäsi liittyä saumattomasti myös liiketoiminnan kehittämiseen.

Pupesoft -ohjelmiston käyttäjäyrityksellä tulisi olla selkeä käsitys yrityksen taloushallinnon ja logistiikan prosesseista, jotta ohjelmiston käyttö olisi tehokasta ja hallinta helppoa. Pelkkään yksinkertaiseen laskutukseen riittää yksinkertaisempi ohjelma.

Sähköistymisen ja tietotekniikkaratkaisujen ollessa kiinteä osa (myös pienen yrityksen) yrityksen strategiaa, on niiden pohjauduttava kokonaisvaltaiseen liiketoiminta-ajatteluun. Pelkkä tietotekniikan käyttöönotto ei riitä, vaan onnistuneeseen hyödyntämiseen vaaditaan myös toimintatapojen ja liiketoimintaprosessien uudistamista. Oikeilla valinnoilla saavutetaan kustannustehokkuutta ja tätä kautta parempaa tulosta.