Taloushallinnon junailusta

Tyypillisissä pk-yrityksissä on ani harvoin palkattua taloushallinnon osaamista (omaa kirjanpitäjää, talouspäällikköä), vaan kirjanpito yms. on teetetty tilitoimistossa. Kun yritys ottaa käyttöön Pupen, niin tilitoimiston rooli muuttuu perusteellisesti tiliöintien kirjaajasta kontrolleriksi. Vuosien varrella olen tullut huomaamaan, että tilitoimiston roolin (ja ansaintalogiikan) muuttuminen ei ole kovin yksinkertaista. Pupemainen ajattelutapa ei vain onnistu kaikille. Osa vanhoista kirjanpitäjistä haluaa tehdä kirjanpidon kuten  vuosikymmeniä on tehty. Piste. Kerran erään yrittäjän kanssa lensimme kirjanpitotoimistosta ulos kuin leppäkeihäät.

Osa tilitoimistoista haluaa tehdä välttämättä kirjanpidon omassa järjestelmässään. Kun kerran on hankittu Tikon, niin sen kanssa ollaan sitten naimisissa "kun se on maksanut maltaita".

Parhaimpaan ratkaisuun päästään, jos ulkopuolinen taloushallinnon ammattilainen ymmärtää, että kirjanpito voidaan tehdä nykyaikaisella tavalla suoraan Pupessa.

Osa ammattilaisista ymmärtää sähköisen taloushallinnon edullisuuden ja oppii työskentelemään Pupen kanssa vaivattomasti. Osalle uudet menetelmät ovat itsestään selviä asioita.

Sellaisen yrityksen, jolla ei ole omaa taloushallinnon ammattilaista palveluksessaan, kannattaa käyttää ulkopuolista "alihankkijaa" vastaamaan kirjanpidon oikeellisuudesta ja tilinpäätöksestä sekä viranomaisilmoituksista.

Taloushalllinnon ammattilaiselle sopii mielestäni mm. seuraavat tehtävät

Ostolaskujen tarkastus: vaikka valtaosa ostolaskuista tiliöityy automaattisesti oikein, niin kuitenkin on toisinaan tapauksia, joissa tili ja arvonlisävero pitää korjata. Myös tuonnin osalta pitää tiliöidä tuontilasku, tulli yms. Kun taloushallinnon ammattilainen on tarkastanut/korjannut tapahtumat, niin voidaan olla varmoja, että kirjanpito tulee oikein. Kun viimeinen tarkastaja on hyväksynyt laskun, se voidaan maksaa.

Tiliotteelta tiliöinti: vaikka tiliote osaa automaattisesti tiliöidä tiliotesääntojen pohjalta, niin kuitenkin joskus on tapauksia, että oikea tilinumero pitää antaa manuaalisesti. Sitten on tarkoituksenmukaisuuskysymys, kuka liittää tositteen kuvan tapahtumalle (sähköinen taloushallinto eli kaikki tositteet ovat sähköisessä muodossa).

Valvontailmoituksen lähettäminen verottajalle.

Pupessa ei ole palkanlaskentaa, joten palkanlaskennan tiedot pitää syöttää käsin (tai ajaa tiedostona). On joitakin tapauksia, että ulkoinen palkkaohjelma on integroitu Pupeen.